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A campanha Vamos Atualizar chegou a sua fase final. Nesta terça-feira (29/8), a Comissão de Gestão Documental da instituição ouviu os defensores e servidores da Coordenadoria de Movimentação (Comov) sobre seus processos internos. Na próxima semana, o trabalho chegará ao fim com as entrevistas que serão feitas no Centro de Estudos Jurídicos (Cejur) e na Ouvidoria. As visitas a esses setores ocorrerão na segunda e na terça (4 e 5/9), respectivamente.

A iniciativa Vamos Atualizar tem dois objetivos. Um deles é coletar informações para a atualização do Regimento Interno da Defensoria. A norma, que regulamenta o funcionamento da instituição, está em vigor desde 1989. Todas as informações coletadas, agora, serão analisadas e usadas pela comissão que redigirá uma nova proposta interna para a casa.

O outro objetivo é subsidiar a implantação do Sistema de Informação Eletrônico (SEI) – projeto que na DPRJ recebeu o nome Defensoria num Clique. Cedido pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, o SEI foi criado para conferir mais agilidade e economia aos setores meio dos órgãos públicos, ao instituir o processo administrativo eletrônico. Com a implantação desse sistema, todas os processos internos passam a ser virtuais – desde as solicitações de férias aos processos mais complexos, como são os de licitação, por exemplo.

Segundo o primeiro defensor público-geral, Denis Praça, a Defensoria num Clique tem data para começar a funcionar: 2 de janeiro de 2018. Por isso, a mobilização. As informações coletadas pela Comissão de Gestão Documental nas entrevistas realizadas nos diversos setores da sede servirão para adaptar o SEI à realidade e às necessidades da DPRJ, com a padronização de formulários e nomenclaturas.

Vítor Reis, coordenador da Diretoria de Gestão da Informação, acredita que os defensores e servidores só têm a ganhar com o novo sistema. De acordo com ele, “pela experiência de implantação em outros órgãos, o SEI tem o potencial de trazer economia com a redução de páginas impressas, gastos com correios para enviar processos, etc. Além disso, vai tornar o trâmite dos processos internos mais rápido, podendo aumentar a eficiência na Defensoria”.

Com o fim das escutas nos setores, a campanha passará à fase das capacitações. Segundo Marcia Fernandes, secretária-geral da DPRJ, a meta é que todos os servidores e defensores estejam por dentro de todas as funcionalidades do novo sistema já no dia 2 de janeiro.

Quem não opinou sobre o funcionamento de seus departamentos, ainda tem tempo. Urnas para coleta de sugestões estão disponíveis nos setores que ainda serão entrevistados. Corra e deposite sua sugestão!

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