Iniciativa integra as campanhas Vamos Atualizar e Defensoria num Clique, de reformulação do Regimento Interno e implantação do Sistema Eletrônico de Informação
As entrevistas programadas pela Comissão de Gestão Documental da Defensoria Pública continuam, a partir desta segunda-feira (31), nos setores que integram as seguintes áreas da administração: Diretoria de Gestão de Pessoas, Secretaria-Geral e Corregedoria-Geral.
O objetivo da iniciativa é mapear o funcionamento dos diversos departamentos da instituição para atualização do Regimento Interno e, em consequência, a implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI).
A fim de incentivar os servidores a participarem desse processo, a DPRJ criou as campanhas Vamos Atualizar e Defensoria num Clique, de atualização do Regimento Interno e implementação do SEI, respectivamente. Urnas estão à disposição nos setores que serão entrevistados para que todos os servidores depositem informações sobre o funcionamento dos seus setores e sugestões de melhorias.
O Regimento Interno é o conjunto de normas que rege o funcionamento de uma organização. Na Defensoria Pública, esse documento foi aprovado em 1989 e, por isso, não contempla os diversos setores que foram criados posteriormente.
Essa atualização é necessária para a implantação do SEI – sistema voltado para a realização dos processos administrativos das organizações, cedido gratuitamente à Defensoria Pública, por meio de um convênio com o Ministério do Planejamento.
A Defensoria num Clique tem data certa para começar: 2 de janeiro de 2018. A partir desse dia, todos as rotinas dos setores que desenvolvem a atividade meio da instituição passarão a ser feitas por meio do SEI.
A participação dos servidores nas entrevistas, que ocorrerão até o início de setembro, e nos treinamentos que serão agendados, é imprescindível para o sucesso do projeto.
A servidora Semíramis de Azevedo, que integra a Comissão de Gestão Documental, afirmou que os setores têm sido bem receptivos, mas que as dúvidas são muitas. Ela e a servidora Mariana de Andrade Saraiva estiveram à frente das entrevistas realizadas na semana passada, nos departamentos que compõe a Diretoria de Orçamento, Finanças e Suprimentos (DOFS).
– É um trabalho que envolve uma mudança de cultura junto aos setores. Estamos expondo os pontos positivos: como o SEI afetará positivamente nossa forma de trabalhar e os ganhos com tempo e recursos financeiros. As pessoas, no geral, acham que vamos mudar radicalmente a forma de tramitar os processos. Nesse momento, esclarecemos que o trâmite continuará o mesmo, só que no sistema. E que, depois de implantado o sistema, iremos nos valer dessa ferramenta para impulsionar nossos resultados, tanto setoriais como institucionais. Deixamos claro que esse trabalho está sendo construindo em conjunto. Daí a importância da participação da equipe colocando as sugestões na urna – afirmou.