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Marcia Fernandes: “O SEI gera economia, celeridade e transparência.”

Na segunda-feira(8), foi publicado no D.O. o decreto 46.212 que estabelece o Sistema Eletrônico de Informações como sistema oficial para tramitação dos processos administrativos nos órgãos da administração direita e indireta do estado do Rio de Janeiro. “A Defensoria Pública saiu na frente. Entramos no SEI antes do estado”, comemora a defensora pública Marcia Fernandes, secretaria Geral da DPRJ, na entrevista em que faz um balanço da primeira semana do uso do SEI na Defensoria Pública.

Marcia Fernandes observa que o novo sistema  acelera a tramitação dos processos administrativos, além de gerar economia e ajudar a organizar a vida dos defensores públicos na instituição. Ao possibilitar que mais de um setor trabalhe ao mesmo tempo num processo, o SEI trouxe celeridade  ao andamento.

1 – A implantação do SEI completa uma semana hoje. Quantos processos já foram abertos com o uso dessa nova ferramenta? 
Foram abertos 136 processos, recebemos 277 processos para digitalização e 37 ocorrências foram realizadas no Service Desk para apoio ao usuário do SEI. É importante mencionar que o governo do estado adotou o Sistema Eletrônico de Informações por decreto nesta semana. A Defensoria Pública saiu na frente. Entramos no SEI antes do estado. Várias defensorias estão tendo interesse em adotar o sistema.

2 – O uso do Sistema Eletrônico de Informações traz expectativas. Uma delas é a maior celeridade na tramitação dos processos. Já possível verificar na prática as vantagens do SEI?
Em uma semana já é possível sim verificar as vantagens do SEI!. Uma das ferramentas do SEI possibilita, por exemplo, que mais de uma unidade trabalhe ao mesmo tempo em um processo. Eu acabei de receber um processo vindo da Assessoria Jurídica, onde o setor de Contratos tinha que juntar alguns documentos. E eu tinha que tomar ciência do parecer. As duas unidades _ Secretaria Geral e Coordenação de Contratos e Licitações _ fizeram as ações ao mesmo tempo. Isso é economia não só de tempo, mas de mão de obra também. No processo físico, um servidor teria que trazer o processo da Assessoria, entregá-lo na Secretaria Geral e um funcionário da Secretaria o levaria para a Coordenação de Contratos para que ela juntasse os documentos. Nos pedidos de plantão também já se nota a celeridade no uso do SEI!. Do pedido do defensor até chegar na coordenação de pagamento são apenas 48 horas, o que antes levava quatro ou cinco dias. Se o defensor pede três plantões ao mesmo tempo e um cai em exigência de um documento, nada impede que o processo tramite em relação aos pedidos instruídos enquanto se espera a documentação faltante.

3 – Que outros avanços já são observados com a implantação do SEI? 
O SEI! gera economia, celeridade e transparência. Além disso, o SEI! organizará a vida do defensor. Cada defensor possui um processo de plantão e outro de diárias que eram trocados a cada ano. Agora o defensor terá um processo de plantão de diárias e outro de plantão para o resto da vida. Todos os seus pedidos serão feitos no mesmo processo. O defensor pode acompanhar quais foram pagos. Todo processo de férias também será digitalizado e todo histórico de deferimento, gozo, férias antigas, permutas, estará à disposição para consulta do defensor a qualquer momento. Os de licença prêmio também.

4 – Quem não fez nenhuma capacitação ainda tem oportunidade de se atualizar? 
As capacitações são organizadas pelo núcleo de capacitação da Diretoria de Gestão de Pessoas. No momento temos à disposição duas turmas. As aulas vão acontecer nos dias 11 e 12 de janeiro. Podemos organizar mais turmas. As pessoas têm que entrar em contato do a DGP para mostrar interesse e assim possibilitar a organização de novas turmas. Além disso, existe o Service Desk (por meio do e-mail sdeskdp@gmail.com ou dos telefones 2332.6293 / 6294 / 6297) que está pronto para orientar qualquer pessoa. Importante lembrar que as aulas presenciais são ministradas por servidores da defensoria que se disponibilizaram para serem multiplicadores.

5 – Qual a sua avaliação da receptividade do sistema na instituição? 
A receptividade do SEI! foi melhor do que eu poderia imaginar. Todos os servidores da atividade meio foram sensibilizados para a implementação do SEI!. A mesma sensibilização e capacitação foi oferecida a todos e todas da defensoria. Muitos servidores da atividade fim estão comparecendo ao curso presencial. O curso do SEI USAR, disponível na PEC da defensoria, já está sendo frequentado por 67 pessoas. É essencial a realização do curso on line. E o mais importante é que você pode consultar uma aula a qualquer momento, caso tenha esquecido como fazer alguma ação no SEI!

6 – Como o assistido pode ser beneficiado com o SEI?
O benefício do Sistema Eletrônico de Informações é colhido de forma indireta na ponta. Conseguindo otimizar os processos no SEI, como a compra de material por exemplo, o assistido colhe um benefício indireto.