Notícias

*Artigo de Bianca Lopes, arquivista e integrante da Comissão de Gestão Documental da Defensoria

Bianca Lopes (primeira da foto) destaca a importância da gestão documental

Você já parou para pensar como as informações produzidas durante seu trabalho são importantes? No exercício de nossas funções e atividades, produzimos, recebemos e acumulamos diversos documentos públicos que são fundamentais para a tomada de decisões, para a comprovação de direitos e para o registro da memória da instituição. Por essa razão, é preciso que exista uma equipe dedicada a pensar como esses documentos devem ser elaborados, tramitados e preservados, ou seja, que cuide da gestão documental da instituição.

É aí que entra em cena o trabalho da Comissão de Gestão de Documentos, composta por um grupo de profissionais da instituição com especialidades variadas. Assim, cada membro da comissão representa a sua área diante do planejamento da gestão documental.

Sem esse trabalho conjunto, os documentos produzidos e acumulados fariam parte de um cenário caótico de indefinição de normas, métodos e procedimentos de trabalho não apenas nos serviços de protocolo e arquivo, mas em toda a produção documental da instituição. Mas, afinal, por que é tão importante padronizar procedimentos e rotinas de trabalho através da gestão documental?

Com o passar do tempo, a informação tem se tornado cada vez mais estratégica para a administração pública, assim como para o cidadão. Quem nunca ouviu falar na expressão “informação é poder”? Pois então, com o avanço das tecnologias de informação, o acesso à informação vem sendo cada vez mais simplificado e transparente.

Contudo, para oferecer acesso à informação ou mesmo eliminá-la é preciso que os documentos públicos produzidos sejam corretamente identificados, classificados e avaliados pela equipe responsável pela gestão documental. Dessa forma, é produzida uma Tabela de Temporalidade de Documentos, um instrumento de gestão que determina os prazos de guarda dos documentos e aponta a sua destinação após o fim desse período.

Afinal de contas, nem todos os documentos podem ser eliminados definitivamente. Se pensarmos na diferença entre uma guia de remessa de processos e o documento de fundação de uma instituição, por exemplo, percebemos que os dois documentos são importantes e cumprem um determinado propósito, mas a possibilidade de descarte de cada um varia conforme a legislação específica a que se aplica e seu valor para a memória da instituição.

Ao definir normas e procedimentos técnicos referentes à classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos, a gestão documental contribui decisivamente para atender às demandas da nossa sociedade atual por transparência nas ações de governo e acesso rápido às informações.